Cómo calcular la huella de carbono de un evento paso a paso

La huella de carbono de un evento es la cantidad total de gases de efecto invernadero que genera su celebración, desde el montaje hasta el desmontaje y desde la energía del recinto hasta el viaje de cada persona que acude. Se expresa en toneladas de CO₂e: CO₂ equivalente, una unidad única que suma el CO₂ y el resto de gases de efecto invernadero según su potencial de calentamiento.

Calcularla sirve para tres decisiones concretas:

• Comparar ediciones. Con el mismo límite y los mismos criterios, la huella de este año frente a la del anterior demuestra si has mejorado o solo lo has intentado.
• Reportar a patrocinadores, ayuntamientos y socios. Un dato documentado con su método aguanta una pregunta incómoda. Una frase general sobre «sostenibilidad» no.
• Decidir dónde actuar. Las emisiones no se reparten por igual. Saber qué categoría pesa más evita invertir en la medida que mejor suena en lugar de en la que más reduce.

Una huella de evento no es una certificación ni una auditoría. Es un inventario: una tabla de categorías, datos, factores y resultados que otra persona podría repetir. Si un patrocinador, una administración o una ticketera te exige un formato o una verificación concreta, pregúntale antes de empezar qué necesita, porque lo que se pide depende de quién lo pide.

El GHG Protocol divide las emisiones en tres alcances según quién las controla: el alcance 1 reúne las emisiones directas, el alcance 2 las de la electricidad comprada y el alcance 3 todas las demás emisiones indirectas de la cadena de valor. Estas son sus definiciones oficiales y cómo se aplican a un evento:

Hay un matiz sobre el público. El GHG Protocol no menciona a los asistentes a eventos: su ejemplo más cercano es el de los clientes que viajan a tiendas. La clasificación del viaje del público como alcance 3 viene del esquema «Event Industry Scopes» de Vision:2025, recogido por la guía de onboard:earth (2024), que incluye en el alcance 3 el viaje de público, de equipos y proveedores y de artistas. La misma guía añade que, aunque sea alcance 3, el organizador debe hacer todo lo posible por influir en esas emisiones con incentivos, estrategia y políticas.

Antes de repartir las fuentes entre alcances, fija el criterio de control. Un generador alquilado que opera tu proveedor puede ser alcance 1 o alcance 3 según uses control operativo o financiero. Importa menos cuál elijas que escribirlo y aplicarlo igual en cada edición.

El cálculo sigue siempre la misma lógica: defines qué mides, reúnes datos de actividad, los multiplicas por factores de emisión y documentas cada decisión. Estos son los nueve pasos, en el orden en que conviene hacerlos:

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   Define el límite del cálculo

   Decide qué evento, qué días (montaje y desmontaje incluidos) y qué fuentes entran. Fija el criterio de control (operativo o financiero) y anota qué dejas fuera y por qué. Un límite claro es lo que hace comparables dos ediciones.

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   Recopila los datos de actividad

   Reúne por categoría las cantidades físicas: kWh, litros de combustible, kilos de residuos, noches de hotel, kilómetros y modo de transporte. Anota la fuente de cada dato (factura, informe del proveedor, encuesta, estimación) y quién lo facilitó.

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   Elige los factores de emisión

   Escoge para cada actividad un factor publicado, del año del evento y de una fuente reconocida. Usa el menor número posible de fuentes y apunta cuál has usado, con su versión y su fecha.

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   Calcula por categoría

   Multiplica cada dato de actividad por su factor: emisiones = dato de actividad × factor de emisión. Hazlo categoría por categoría y alcance por alcance, no con un total global, para poder ver qué pesa más.

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   Suma e interpreta

   Suma las categorías por alcance y en total. Calcula el porcentaje de cada una sobre el total y ordénalas de mayor a menor. Esa lista ordenada es la base de tu plan de reducción.

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   Fija la intensidad

   Divide el total entre las asistencias-día (asistentes por día multiplicados por días de evento) y, si lo necesitas, entre asistentes únicos. La intensidad (kg CO₂e por asistencia-día) permite comparar ediciones de tamaño distinto.

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   Documenta las hipótesis

   Registra cada supuesto: ocupación media de coche, distancia asumida para quien no respondió la encuesta, reparto de modos de transporte, factor usado. Sin hipótesis escritas, nadie puede repetir ni defender el cálculo.

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   Compara con la edición anterior

   Compara solo con el mismo límite y los mismos criterios. Si has cambiado de fuente de factores o de método, recalcula la edición anterior con los criterios nuevos antes de comparar.

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   Fija objetivos medibles

   Convierte el resultado en metas concretas por categoría: por ejemplo, subir la ocupación media por coche o bajar la intensidad del transporte del público. Define el indicador, el valor de partida y la fecha de revisión.

Necesitas un dato de actividad por cada categoría de emisión, y la mayoría ya existen en facturas, contratos y registros de proveedores; el transporte del público es la excepción, porque casi nunca está recogido. Esta tabla resume qué pedir, a quién y cuánto cuesta conseguirlo:

Empieza por las categorías con dato fácil y pide el resto con tiempo. Mándales a los proveedores, antes del evento, una hoja con exactamente lo que necesitas: unidades, periodo y formato. Pedir las facturas después del desmontaje suele significar no recibirlas.

Un factor de emisión traduce una cantidad de actividad (un kWh, un litro, un pasajero-kilómetro) en kilos de CO₂e, y su fuente y su año condicionan el resultado final tanto como el dato que mides. Debe corresponder al año en que se celebró el evento, porque factores como el de la electricidad cambian cada año con el mix de generación.

Dónde conseguirlos en España:

• Factores oficiales del año correspondiente. Para combustibles y electricidad en España, consulta los factores de emisión oficiales publicados por las administraciones y usa siempre los del año en que se celebró el evento. Comprueba qué alcances cubre cada herramienta: si no incluye el alcance 3, no cubre el transporte del público.
• Mix eléctrico de tu comercializadora. El factor de la electricidad depende de la comercializadora y del año; búscalo en tu factura o pídeselo a tu comercializadora.
• IDAE. Su tabla de factores de conversión da emisiones por pasajero-kilómetro para coche, autobús, tren y otros modos. Úsala citando su propósito declarado (proyectos del programa MOVES) y la versión consultada.
• DEFRA (Reino Unido). La guía de onboard:earth (2024) indica que estos factores pueden usarse en Europa aunque se basan en medias del Reino Unido. Si los eliges, anótalo como limitación.

Esta tabla muestra los factores del IDAE para algunos modos. Sirve para ver el orden de magnitud y la importancia de la ocupación, no para copiar valores sin leer la fuente:

El coche del IDAE (120,7 g por pasajero-km) está calculado con 1,2 personas por vehículo, lo que equivale a unos 144,8 g por vehículo-km (120,7 × 1,2, cálculo derivado). Si en tu evento los coches llegan con más gente, el factor por persona baja casi en proporción: con el mismo coche, a 3 personas serían unos 48,3 g por pasajero-km y a 4, unos 36,2 g (144,8 ÷ 3 y ÷ 4, simplificando que el consumo no depende de la carga). Por eso la ocupación real pesa más que cualquier factor.

En los festivales de música del Reino Unido, el viaje del público es la mayor categoría de la huella: el 64 % de una media de 15,9 kg CO₂e por persona y día, según The Show Must Go On, edición 3 (Vision for Sustainable Events, 2026). Es un dato de ese país y de ese tipo de evento, útil como señal de dónde mirar primero y no como cifra para el tuyo.

El motivo es de escala. Miles de personas hacen un viaje de ida y vuelta al mismo punto en las mismas horas, en buena parte en coches con pocos ocupantes. En los festivales de música del Reino Unido de 2010 a 2014 con camping, la media del sector era de 2,6 pasajeros por coche, según el informe de 2015 de Powerful Thinking, y el mismo informe estimaba que subirla a 3,5 reduciría un 20 % las emisiones del viaje del público de ese conjunto de festivales. Como referencia general, la Agencia Europea de Medio Ambiente cita una ocupación media del coche en torno a 1,5 personas (EEA, informe 19/2020).

Hay otra razón por la que pesa en el resultado: es la categoría que menos controlas. El informe de 2015 subraya que el viaje del público no es estrictamente una emisión operativa y no está bajo el control directo del organizador. Por eso se mide menos y se reduce menos, aunque el informe de 2026 calcula que bajar un 32 % las emisiones de viaje del público reduciría casi un 20 % las del sector. La guía de onboard:earth (2024) añade que los mejores resultados para fomentar viajes sostenibles se consiguen en la fase de venta de entradas.

Para estimar el transporte de tu público necesitas, por grupo de asistentes, cuatro datos: de dónde vienen, qué modo usan, cuántos kilómetros recorren (ida y vuelta) y, si van en coche, cuántas personas viajan en cada vehículo. La emisión de cada grupo es personas × kilómetros × factor por pasajero-kilómetro y, para el coche, factor por vehículo-kilómetro dividido entre la ocupación. El código postal del ticketing sirve para calcular distancias en línea recta, una aproximación que infravalora el trayecto real: indícalo en las hipótesis. Para ver el proceso con más detalle, consulta la guía de emisiones del transporte de asistentes.

Cuando faltan datos, estima con un método explícito, calcula un rango en lugar de un único número y documenta cada supuesto. Un resultado con incertidumbre declarada vale más que uno exacto en apariencia que nadie puede reproducir.

Para el transporte del público, la guía de onboard:earth (2024) propone combinar varias fuentes:

• Códigos postales del ticketing. Pide a tu ticketera los de todas las entradas (o los de los pases de parking) y calcula distancias.
• Encuesta. Pregunta cómo llegó cada persona, desde dónde y, si fue en coche, cuántos viajaban. Puede hacerse en el evento o en un envío posterior por correo electrónico.
• Conteo por voluntarios. En los accesos, cuenta cuántas personas llegan a pie, en bici, en tren o en coche.
• Datos de venta. Si cobras el parking o vendes autocares, el ticketing ya sabe cuántas plazas y cuántas personas hay.

Después, trabaja con rangos. Calcula un escenario bajo, uno central y uno alto cambiando solo las hipótesis más inciertas (típicamente la ocupación media y la distancia de quien no respondió). Si el rango entre el bajo y el alto es muy ancho, esa categoría merece una medición mejor la próxima edición.

Etiqueta cada categoría con el nivel de calidad de su dato: medido (factura, contador, registro), estimado (muestra o encuesta) o supuesto (sin base propia). Con esa columna, el lector del informe sabe qué partes son firmes y qué partes son una primera aproximación, y tú sabes dónde invertir la próxima edición para mejorar la medición.

Un buen informe de huella cabe en una tabla: categorías, alcance, emisiones, porcentaje sobre el total e intensidad por asistencia-día. Esta es la estructura, con cifras hipotéticas y sin factores de emisión, para que veas cómo se lee:

El dato que más cuesta conseguir para el alcance 3 es la ocupación real de los coches que llegan al evento, y es donde el coche compartido organizado aporta información medida en lugar de supuestos. Sin ese dato, el cálculo parte de una ocupación media genérica y toda la categoría hereda la incertidumbre.

Para llevar estos datos a tu informe, sustituye tus hipótesis de ocupación y distancia por los valores medidos en los viajes compartidos y deja claro en la ficha de datos qué parte del público está medida y cuál estimada. El CO₂ evitado es una reducción frente al escenario en el que cada pasajero hubiera viajado por su cuenta en coche. Preséntalo como indicador aparte con su método, y no lo restes de tu total bruto sin explicarlo.

Si todavía no tienes un plan para el transporte del público, la guía de movilidad sostenible en eventos resume las opciones y cómo combinarlas, y la de lanzaderas o coche compartido ayuda a decidir qué papel tiene cada una.

Las reducciones más efectivas salen de actuar primero sobre la categoría que más pesa en tu tabla de resultados, y comunicarlas con el mismo método con el que las mediste. Esta tabla relaciona cada categoría con palancas habituales y con el indicador que demuestra el efecto. Para ordenar las medidas de transporte en un documento de trabajo, parte del plan de movilidad para eventos.

Al comunicar, sigue unas reglas simples que protegen tu credibilidad:

• Publica el límite y el método. Di qué incluye y qué no el cálculo, y de qué fuentes salen los factores.
• Da totales e intensidades a la vez. Una intensidad menor con un total mayor es una mejora de eficiencia, no una reducción absoluta, y conviene decirlo.
• Compara solo con tus ediciones anteriores, con los mismos criterios, no con eventos de otro tamaño o formato.
• No uses cifras ajenas como si fueran tuyas. El 64 % del Reino Unido no describe tu festival.
• Separa reducción y compensación. Reporta la compensación aparte y no la presentes como una reducción de tu huella bruta. Evita afirmar que el evento es «neutro en carbono» salvo que puedas respaldar el método.
• Reconoce la incertidumbre. Una frase como «parte del dato de transporte es estimado, con este rango» da más confianza que un total sin matices.

Los fallos más repetidos tienen que ver con el límite y con los datos, no con la fórmula. Revisa esta lista antes de dar el cálculo por bueno:

• Dejar fuera el viaje del público por ser difícil de medir, cuando suele ser la categoría que más pesa.
• Mezclar factores de distintas fuentes o años sin documentarlo.
• Comparar ediciones con límites distintos y atribuir la diferencia a una mejora real.
• Contar dos veces la misma fuente, por ejemplo un generador en el alcance 1 y de nuevo como servicio del proveedor en el alcance 3.
• Presentar estimaciones como mediciones, sin decir qué parte del dato es supuesta.
• Esperar al final para recoger datos. Las encuestas y los conteos se diseñan antes del evento; las facturas de los proveedores, también.
• No guardar las hipótesis, de modo que la edición siguiente no pueda repetir el cálculo.

Si el transporte del público es la categoría que más pesa en tu huella, VIB3S es la plataforma de coche compartido para eventos que te recomendamos para actuar sobre ella y para medirla. Los asistentes comparten coche con otras personas que van al mismo evento desde una app gratuita (iOS y Android) o desde un widget web que se integra en tu web, tu ticketing o tus correos con una línea de código, sin descargar nada para ver y pedir viajes.

VIB3S monta la comunidad de tu evento y deja el widget listo en menos de 24 horas. El conductor reparte con sus pasajeros los costes reales del viaje (gasolina y peajes), y VIB3S complementa al transporte público y a las lanzaderas, no los sustituye. Con los viajes completados, recibes los datos que necesita tu cálculo del alcance 3:

• Origen geográfico del público.
• Franjas horarias de llegada y salida.
• Trayectos con más demanda.
• Ocupación media por vehículo.
• Kilómetros compartidos y coches evitados.
• CO₂ evitado, calculado y validado sobre viajes completados.