Checklist de accesos y salida de un evento

El objetivo es que cada persona encuentre su camino sin dudar y sin invadir calles que no deben usarse.

• Dibuja el mapa de rutas de acceso por modo (coche, autobús, bici, a pie) y marca los puntos de conflicto.Incluye cruces, pasos a nivel, rotondas y tramos estrechos donde se mezclan peatones y vehículos.
• Comprueba que la señalización es continua desde la salida de la carretera principal hasta el aparcamiento.Recórrela de noche y con poca atención, como lo haría un conductor que no conoce la zona.
• Revisa qué ruta proponen las aplicaciones de navegación hacia el recinto y publica la recomendada.Si desvían por calles residenciales, contacta con el ayuntamiento y señaliza el acceso correcto.
• Asigna personal formado o policía local a los cruces críticos.Define quién da órdenes de paso en cada cruce y qué hace si falla el semáforo.
• Diseña itinerarios peatonales seguros, separados del tráfico e iluminados desde el aparcamiento y las paradas hasta las puertas.Evita que el público tenga que caminar por la calzada o cruzar sin protección.
• Pregunta al titular de la vía cuántos vehículos por hora admite el acceso y qué hacer ante cortes o incidentes.La capacidad real depende de la vía y de los cruces. No la supongas: pídela al ayuntamiento o al titular.

Una cola que no cabe dentro del aparcamiento se convierte en cola en la carretera.

• Calcula las plazas necesarias con tus datos y valida el terreno con el ayuntamiento.Puedes usar la calculadora de plazas de parking y contrastar la superficie con el diseño real del terreno.
• Zonifica por tipo de usuario con accesos separados: público, personal, artistas, proveedores, accesibles y coche compartido.Cada zona con su señalización por colores o letras facilita la orientación.
• Define la circulación interna: sentidos, anchura de viales y puntos de cobro o escaneo.La cola de entrada debe caber dentro del aparcamiento, no en la vía pública.
• Valora el estado del terreno ante lluvia o barro y prepara una alternativa.Pregunta al propietario del terreno qué ocurre si llueve y quién decide cerrar una zona.
• Reserva una zona de aparcamiento prioritario para coches con varias personas.La guía de onboard:earth recoge que el aparcamiento prioritario ha funcionado como incentivo.
• Garantiza iluminación, vigilancia y referencias visuales para que cada persona encuentre su coche al salir.Letras, colores o números por filas ayudan a localizar el coche y a reducir el tiempo de salida.
• Habilita aparcamiento de motos y un aparcabicis seguro.La guía recomienda ofrecer aparcamiento seguro para bicicletas en el evento.

Las puertas son el punto de entrada de toda la gente del recinto: si procesan menos de lo que llega, se forma cola.

• Pide al proveedor la capacidad de procesamiento de cada puerta o carril y compárala con la llegada prevista en la hora punta.Personas por hora en el pico divididas entre la capacidad de un carril te dan una primera idea del número de carriles.
• Separa carriles según tipo de entrada: digital, impresa, pulsera, acreditados, accesibles y VIP.Un carril lento no debe bloquear a los demás.
• Organiza las colas con vallas, sombra, agua si hace calor y personal que informe.La cola debe quedar dentro de una zona delimitada y fuera de la calzada.
• Dimensiona el control de seguridad para que no sea un cuello de botella.Coordina con seguridad el número de carriles de registro y el protocolo para objetos prohibidos.
• Prueba la lectura de entradas con cobertura real y define un modo sin conexión.Haz la prueba en la puerta, con la red saturada, no solo en la oficina.
• Escalona la apertura de puertas o las franjas de entrada para evitar una única hora de llegada.Anunciar franjas con antelación ayuda a repartir el flujo.

Los flujos especiales deben tener su propio recorrido para que no se mezclen con el del público general.

• Reserva aparcamiento accesible cerca de las puertas, señalizado y con itinerario accesible hasta el control.Consulta la normativa de accesibilidad que te aplique para el mínimo exacto y ajústalo a la demanda esperada.
• Comprueba que hay una ruta accesible desde el transporte público y las lanzaderas hasta las puertas.Revisa superficie, pendientes, escalones y espacio de maniobra para sillas de ruedas.
• Asegura transporte adaptado en las lanzaderas o ofrece una alternativa reservable.Pregunta al operador qué vehículos tienen plaza de silla de ruedas y cuántas, y cómo se reserva.
• Habilita un punto de bajada y subida para taxis, VTC y acompañantes, separado de la vía principal y de la ruta de emergencia.Mejor cerca de las puertas, con espacio para esperar, sin cruces con peatones.
• Consulta al ayuntamiento las reglas locales de paradas de taxi y de VTC en la zona.Las normas varían según municipio y comunidad autónoma.
• Mantén libres y señalizadas las rutas de emergencia para ambulancias, bomberos y policía, y ensáyalas con los servicios.Coordina estas rutas con el plan de autoprotección si te corresponde. No deben cortarse por colas ni por vehículos mal aparcados.
• Define un punto de encuentro y comunicaciones con los servicios de emergencia y la dirección del evento.Debe tener acceso directo para vehículos de emergencia, en el sentido de entrada y de salida.
• Separa la entrada y descarga de proveedores, artistas y prensa del flujo del público y fuera de las horas punta.Una puerta de servicio con horario evita cruces con el público.

Las lanzaderas y las paradas funcionan si son fáciles de encontrar y no compiten por el mismo espacio que los coches.

• Sitúa las paradas de lanzadera y autocar cerca de las puertas, con una zona de carga y descarga separada del tráfico.La guía de onboard:earth aconseja que la bajada esté cerca de las puertas para facilitar el uso.
• Acuerda por escrito con el operador horarios, frecuencias, capacidad real, recorrido y plan de refuerzo.La capacidad depende del vehículo: pide la ficha del que irá realmente.
• Ordena las colas de lanzadera con vallas, personal y señales por destino.Una cola por destino evita que la gente espere en una fila que no es la suya.
• Define puntos de recogida de coche compartido fáciles de identificar y que no bloqueen vías.Marca el punto con una señal visible, iluminación y una zona de parada breve.
• Coordina con tren, metro o autobús el horario del último servicio y los refuerzos, y comunícalos al público.Comprueba que el último servicio sale tras el vaciado del recinto.
• Habilita zonas de espera seguras con abrigo o sombra, aseos e información.Dan seguridad al público y evitan que se agrupe en la calzada.

Vaciar el recinto suele ser más lento que llenarlo, porque el público sale casi a la vez.

• Fija un tiempo objetivo de vaciado del recinto y del aparcamiento, y la secuencia de salida por zonas.Con un objetivo puedes comprobar después si se cumplió.
• Dirige la salida del aparcamiento con personal y flujos de un solo sentido.Evita maniobras de giro a la izquierda sin protección y cruces de dos flujos.
• Abre todas las puertas de salida y cierra las de entrada al terminar.Define quién da la orden y a qué hora.
• Coordina con la policía local el control del tráfico en las intersecciones exteriores.Acuerda el plan por escrito: puntos, personal y quién da órdenes.
• Prevé a los últimos asistentes: personas sin conductor, vehículos averiados y quien no encuentra transporte.Cuenta con un punto de ayuda atendido y una alternativa de transporte.
• Registra los tiempos reales de vaciado y retira la señalización y las vallas al terminar.Los tiempos reales son tu mejor dato para la siguiente edición.

Decidir sobre la marcha exige saber qué pasa en los accesos y poder comunicarlo a tiempo.

• Crea un canal único de información en directo con el estado del aparcamiento, colas y último servicio.Web, redes, megafonía y personal de acceso deben decir lo mismo.
• Envía antes el mapa de cómo llegar y salir y pon carteles con un QR en los accesos.Que el mapa funcione bien en el móvil y con poca cobertura.
• Monta un centro de coordinación con visión de los accesos y enlace con seguridad, policía y transporte.Un solo punto desde donde se decide evita órdenes contradictorias.
• Mide en directo los vehículos que entran y las personas en las puertas, y define umbrales para activar el plan B.Los umbrales (por ejemplo, aparcamiento lleno al x %) los decides tú con tu equipo.
• Registra las incidencias con hora, lugar y causa para analizarlas después.Una hoja compartida basta si todos la usan.