Checklist del plan de movilidad de un evento

Antes de diseñar nada, necesitas saber cuántas personas vienen, de dónde, cómo y con qué marco administrativo.

• Define el aforo simultáneo en el pico y la curva prevista de llegada y de salida.No uses las entradas vendidas en total: lo que dimensiona accesos y aparcamiento es la gente que está a la vez.
• Obtén los códigos postales de compra de entradas y calcula de dónde viene tu público.Pídeselos a tu ticketing. Con ellos puedes estimar distancias y decidir en qué zonas hay masa suficiente para un autocar o una lanzadera.
• Estima el reparto modal actual: coche, transporte público, bici, a pie y autocar.Si no tienes datos, mídelo con la encuesta de la edición anterior o con conteos de voluntarios en los accesos.
• Recopila lo ocurrido en ediciones anteriores: colas, incidencias de tráfico, tiempos de vaciado y quejas.Las notas de producción, seguridad y policía local pueden tener más detalle que una encuesta.
• Inventaria el transporte público del entorno: líneas, frecuencias, horario del último servicio y capacidad de refuerzo.Comprueba si el último servicio sale antes de que termine el evento.
• Inventaria el aparcamiento disponible: dentro del recinto, en el entorno y en zonas con riesgo de uso residencial.Anota plazas, titularidad, accesos y quién autoriza el uso de cada terreno.
• Averigua si tu evento ocupa la vía pública y, si es así, comunícalo con antelación a la autoridad de tráfico.Según el artículo 12.8 del RDL 6/2015, tal como queda redactado por la Ley 9/2025, los eventos recreativos, turísticos o tradicionales sin competición deportiva que ocupen total o parcialmente la vía deben comunicarse con al menos diez días hábiles de antelación a la Jefatura Central de Tráfico o a la autoridad autonómica o local de seguridad vial. Si hay una prueba deportiva o una marcha en vías, el Reglamento General de Circulación (art. 55 y anexo II) exige autorización previa. Confirma con tu ayuntamiento qué te aplica.
• Valora si tu evento puede generar desplazamientos anormalmente elevados aunque no ocupe la vía, y consúltalo con la autoridad.El mismo artículo obliga a comunicar a la DGT, o a la autoridad autonómica o local, antes del inicio, los eventos que sin ocupar la vía puedan generar un número de desplazamientos anormalmente elevado y afectar a la fluidez y seguridad de las vías. La norma no define «anormalmente elevado» ni fija plazo en ese párrafo: pregunta a la autoridad si tu evento entra.
• Consulta a la administración competente, empezando por tu ayuntamiento, si la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible te afecta como gran centro de actividad.La ley define el gran centro de actividad (incluye ocio y deporte) y remite a criterios que fijarán conjuntamente los ministerios. No nombra festivales ni conciertos. No lo des por hecho ni lo descartes sin consultar.
• Revisa con tu equipo de seguridad si necesitas plan de autoprotección y coordínalo con el plan de movilidad.El RD 393/2007 lo exige, entre otros, a espectáculos al aire libre con aforo igual o superior a 20.000 personas y a instalaciones cerradas desmontables o de temporada con 2.500 o más. Trata de emergencias, no de movilidad: asegúrate de que ambos documentos no se contradicen en los accesos de emergencia.

El objetivo es que cada persona llegue por una vía asignada y sin concentrarse en un único punto.

• Fija el reparto modal objetivo por modo y por zona de origen.Un objetivo concreto (por ejemplo, más gente en autocar desde una ciudad grande) orienta todo lo demás.
• Asigna a cada zona de origen una ruta recomendada y una alternativa.Evita que todo el público use el mismo eje de acceso.
• Zonifica el aparcamiento y los puntos de entrada por tipo de usuario: público, personal, artistas, proveedores, accesibles y coche compartido.Cada tipo de usuario con su acceso evita que el personal bloquee al público y viceversa.
• Escalona las franjas de llegada con aperturas de puertas, sesiones o actividades previas.Cuanto más se reparta la llegada, menor es el pico en la entrada.
• Reserva puntos de bajada y subida para taxis, VTC y acompañantes fuera de la vía principal.Mejor cerca de las puertas pero apartados del flujo de coches y de la ruta de emergencia.
• Diseña itinerarios a pie y en bici desde las paradas de transporte público y el aparcamiento, con aparcabicis seguro.La guía de onboard:earth recoge el aparcamiento seguro de bicicletas como medida.
• Define el plan B para cuando el aparcamiento se llene: desvío, aparcamiento alternativo y mensaje.Decide quién activa el plan y con qué umbral antes del día del evento.

La salida concentra mucha gente en poco tiempo. Diséñala con el mismo detalle que la llegada.

• Fija un objetivo de tiempo de vaciado del recinto y del aparcamiento, y qué cola consideras aceptable.Sin objetivo no puedes saber si el plan ha funcionado.
• Define el orden de salida del aparcamiento por zonas y los viales de un solo sentido.Que las zonas más alejadas no bloqueen a las cercanas, ni al revés.
• Coordina con los operadores el último servicio, los refuerzos y los puntos de recogida de la última hora.Comprueba que el último servicio sale después de que el recinto se haya vaciado de verdad.
• Diseña un cierre escalonado de la programación para repartir la salida.Un final gradual alarga el flujo en lugar de concentrarlo en pocos minutos.
• Habilita puntos de recogida de taxis y VTC con zonas de espera seguras e iluminadas.Sepáralos del flujo de coches propios para evitar cruces peligrosos.
• Prevé qué hacer con las personas que se quedan sin forma de volver: sin conductor, coche averiado o sin transporte.Coordina con seguridad y con los operadores y define un punto de ayuda y una alternativa.

Ofrece alternativas al coche individual donde tenga sentido y llena los coches que sí vendrán.

• Define la oferta de transporte colectivo según la demanda por zona de origen: refuerzos de líneas regulares, lanzaderas o autocares dedicados.Con los códigos postales ves dónde hay masa suficiente para un autocar. Con demanda dispersa, el transporte colectivo cuesta más de llenar.
• Si contratas autocares o lanzaderas, fija por escrito con el operador capacidad real, frecuencias, horarios y paradas.La capacidad depende del vehículo. A modo de ejemplo, la ficha de un operador indica 55 asientos más guía y conductor para un autocar concreto de 12,20 m, y avisa de que los datos pueden variar según el vehículo.
• Ofrece paquetes de entrada con transporte reservando un cupo de entradas.La guía de onboard:earth lo describe como una forma fácil y decisiva de reducir coches, y dos operadores afirman que la contratación aumenta si la opción se vende en el ticketing.
• Habilita el coche compartido en tu web y tu ticketing y explica cómo funciona.La guía recomienda promover servicios de coche compartido en la web y en los emails del evento.
• Crea incentivos para los coches con varias personas: aparcamiento prioritario o entrada anticipada, y, si procede, recargo para coches poco ocupados.La guía recoge que el aparcamiento prioritario y la entrada anticipada han funcionado.
• Revisa si cobras el aparcamiento y a qué precio.Según la guía, si la venta de entradas es sólida, subir el precio del pase de coche anima a compartir o a dejar el coche.

El mejor plan no funciona si el público no lo conoce a tiempo.

• Publica una página de «cómo llegar» con todas las opciones, en los idiomas que necesite tu público.Incluye mapa, horarios de transporte, condiciones de aparcamiento y recomendaciones por zona de origen.
• Comunica las opciones de transporte en el momento de la compra de entradas y en el correo de confirmación.La guía de onboard:earth afirma que los mejores resultados para fomentar un transporte más sostenible llegan en la fase de venta de entradas.
• Envía un recordatorio en la semana previa con la ruta, el aparcamiento y el último servicio.Un mensaje corto y con un solo enlace se lee más.
• Informa de horarios de apertura de puertas, de la hora del último transporte y de los puntos de recogida.Repite la información en redes, en la web y en cartelería.
• Avisa a vecinos, comercios y servicios de emergencia de cortes, desvíos y horas punta.Una buena relación con el entorno reduce quejas y facilita permisos futuros.
• Prepara mensajes para incidencias: aparcamiento lleno, retrasos y cambios de ruta.Define quién los emite y por qué canales: redes, megafonía, web y personal de acceso.

Aquí el plan se pone a prueba. Necesitas responsables, información en directo y reglas claras para decidir.

• Nombra un responsable de movilidad con autoridad y un canal directo con policía local, transporte y seguridad.Una sola persona debe poder decidir un cambio de plan.
• Prepara un plano operativo con señalización, puntos de control, zonas de aparcamiento y rutas de emergencia.Compártelo con producción, seguridad, policía y voluntarios.
• Forma y asigna al personal y a los voluntarios de aparcamiento y accesos, con briefing y mapa.Deben saber qué decir al público y a quién avisar ante un problema.
• Revisa el montaje el día anterior: señalización, cortes, iluminación y comunicaciones.Recorre la ruta como lo haría un asistente, incluida la de noche.
• Define los umbrales para activar el plan B, por ejemplo aparcamiento lleno al x % o cola superior a x minutos.Los valores de x los decides tú con tu equipo y con las autoridades.
• Cuenta en directo: vehículos que entran, personas en las puertas y estado del transporte, y anota las incidencias con hora y lugar.Estos datos te sirven para decidir en el momento y para analizar después.

Lo que no se mide no se puede mejorar en la siguiente edición.

• Define los indicadores antes del evento: reparto modal, ocupación media por coche, kilómetros medios, porcentaje en transporte colectivo y tiempo de vaciado.La guía de onboard:earth cita como indicadores la mayor ocupación del coche, la oferta de autocares y lanzaderas y el mayor porcentaje del público en transporte compartido.
• Lanza la encuesta de movilidad después del evento.Puedes copiar las preguntas de la plantilla de encuesta de movilidad y adaptarlas a tu herramienta.
• Calcula las emisiones del transporte del público y documenta los supuestos.La calculadora de emisiones usa factores del IDAE; anota qué datos son medidos y cuáles estimados.
• Haz una reunión de balance con operadores, policía local, seguridad y ayuntamiento.Con los registros de incidencias delante, el balance es más útil.
• Documenta las lecciones y fija objetivos de movilidad para la siguiente edición.Guarda datos, mapas y decisiones en un solo documento que herede el próximo equipo.