Gestión de la movilidad de un evento: qué controlar antes, durante y después

Planificar fija qué debería pasar; gestionar decide qué haces cuando no pasa. La diferencia aparece el día del evento, cuando la llegada del público deja de ser una estimación y se convierte en vehículos reales circulando por una vía real.

El plan se desvía por tres motivos. El primero es la concentración: el público llega en una ventana más estrecha que la que dibujó el plan y ese pico condiciona todo lo demás. El segundo es el contexto: la meteorología, unas obras, un accidente en la carretera de acceso o otro acto en la misma ciudad cambian el comportamiento en cuestión de horas. El tercero es el efecto cadena: una lanzadera que se retrasa alarga la cola, la cola retrasa la entrada y el retraso hace que más gente coincida en la misma franja.

• Del promedio al pico. Importa menos cuánta gente llega en total que cuánta llega en cada cuarto de hora.
• De la previsión a la medición. Cada decisión se apoya en un contador o en una lectura, no en una suposición.
• Del documento al equipo. Alguien tiene que mirar los datos, alguien decidir y alguien ejecutar. Si esos tres papeles no están asignados, la decisión llega tarde.
• De lo fijo a lo reversible. Abrir un carril, desviar el tráfico o enviar un aviso son acciones que activas y desactivas según evoluciona la hora punta.

Si todavía no tienes el plan escrito, empieza por la guía del plan de movilidad para eventos. Esta guía parte de que ya existe y se centra en operarlo.

Antes del evento controlas lo que puedes dimensionar y comunicar: cuánta gente llega, desde dónde, cómo, por dónde y a qué hora. Cada bloque necesita un responsable y una pregunta cerrada antes de abrir puertas.

• Previsión de afluencia. Entradas vendidas, ritmo de venta y curva de llegada por franjas. Contrástala con ediciones anteriores y con eventos parecidos en la misma zona. Pregunta que debe quedar cerrada: ¿cuántas personas llegan en la hora más cargada?
• Origen del público. Los códigos postales del ticketing permiten estimar distancias y saber por qué carreteras llegará cada grupo. La guía de onboard:earth (2024) propone pedir al proveedor de entradas los códigos postales de las entradas de parking vendidas.
• Reparto modal. Qué parte llega en coche, en transporte público, en lanzadera, a pie o en bici. Es la hipótesis más importante del plan. Valídala con datos de la edición anterior o con una encuesta a compradores (tienes una plantilla de encuesta de movilidad).
• Accesos. Capacidad de cada acceso en vehículos por hora y en personas por hora, puntos de control, señalización, vías alternativas y carril reservado para emergencias.
• Parking. Plazas realmente utilizables, zonas de reserva, circulación interna y qué haces con los coches que sobran. Para dimensionarlo, consulta la guía de cuántas plazas de parking necesita un evento y la calculadora de plazas.
• Transporte colectivo. Frecuencias contratadas, capacidad real de cada vehículo, paradas y cabecera, y contacto directo con el operador el día del evento.
• Coche compartido. Incentivos para que los coches lleguen llenos. La guía de onboard:earth (2024) cita el aparcamiento prioritario o la entrada anticipada para coches completos entre las medidas que han funcionado.
• Comunicación. Mensaje de cómo llegar en la compra y en el correo previo, y un plan de avisos para el día (web, redes, cartelería, megafonía). Según esa misma guía, los mejores resultados para fomentar un viaje más sostenible se logran en el momento de la venta de entradas.
• Briefing y simulacro. Reunión con todos los equipos para repasar el protocolo, el plano y los contactos, y un simulacro de mesa con preguntas del tipo «qué hacemos si el parking se llena a las 20:00».

Durante el evento mides siete magnitudes: vehículos por hora, personas por hora, ocupación del parking, saturación de accesos, tiempo de cola, incidencias y meteorología. Quien decide debe poder leerlas todas en menos de un minuto.

• Vehículos por hora. En cada acceso, por tramos de 15 minutos. Se obtienen con un conteo de voluntarios o con un contador o cámara si el recinto los tiene. Compáralos con la curva prevista.
• Personas por hora. En puertas y en paradas de transporte colectivo. En puertas, con las lecturas del control de accesos; en paradas, con recuento manual.
• Ocupación del parking. Plazas ocupadas por zona (entradas menos salidas) y, sobre todo, el ritmo de llenado en plazas por minuto. Un porcentaje suelto dice menos que cuánto tiempo falta para llegar al límite.
• Saturación de accesos. Relación entre los vehículos o personas que llegan y los que el acceso puede procesar. La señal es una cola que no se disuelve entre un tramo y el siguiente.
• Tiempo de cola. Mídelo, no lo estimes: cronometra a un vehículo o a una persona de muestra desde el final de la cola hasta el control. El tiempo se traduce en una decisión; los metros de cola, peor.
• Incidencias. Registro con hora, lugar, tipo, responsable y estado. Es la base del informe posterior.
• Meteorología. Parte y radar, con una persona asignada a vigilarlos y a avisar al coordinador antes de que cambie el tiempo.

Un centro de control sencillo es una mesa, un canal de comunicación y una lista de quién decide qué. No necesitas una sala con pantallas. Necesitas que la información llegue a una persona con autoridad y que su decisión llegue al terreno en minutos.

La regla de decisión es sencilla. El responsable de cada zona decide dentro de su protocolo. El coordinador decide cuando la medida afecta a dos áreas. La dirección de producción decide los cierres, los retrasos de apertura y cualquier cancelación. Define también quién sustituye a cada rol si falla.

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   Asigna roles y sustitutos

   Un nombre por rol y un suplente por rol. Escríbelo en una hoja de una página con teléfonos y canal de radio.

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   Elige un canal principal y uno de respaldo

   Radio para el terreno y teléfono para la coordinación con dirección y administraciones. Define qué se comunica por cada canal para que no se saturen.

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   Coloca los puntos de medición

   Decide dónde se cuentan los vehículos, dónde se cronometra la cola y quién registra las lecturas cada 15 minutos.

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   Escribe el protocolo con umbrales

   Para cada disparador, una acción y un responsable. Usa la tabla de la sección siguiente como punto de partida.

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   Haz el briefing y el simulacro

   Reúne a todos los equipos y recorre tres o cuatro escenarios en voz alta. Ajusta umbrales y reparto de tareas con lo que salga.

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   Abre el registro antes de las puertas

   Empieza a anotar lecturas y decisiones antes de que llegue el primer asistente. El registro del día es el informe de mañana.

Un protocolo por umbrales convierte una discusión en una consulta: cuando una lectura cruza un valor acordado, se activa una acción ya pensada. Los umbrales los define cada evento, porque dependen de su recinto, de sus accesos y del tiempo que tarda cada medida en surtir efecto.

Para fijar un umbral sigue este razonamiento:

• Parte de la capacidad real de cada punto (vehículos por hora, plazas, personas por hora), medida o certificada, no de la teórica.
• Estima cuánto tarda en notarse cada medida desde que se ordena (abrir un carril, abrir una zona de reserva, enviar un aviso).
• Fija el umbral de aviso de modo que lo que llegue durante ese tiempo de reacción todavía quepa.
• Define dos niveles: aviso (se prepara la medida) y activación (se ejecuta).
• Valida los umbrales con la policía local y con el operador de transporte, y reajústalos tras el simulacro.

Para entender cómo se genera una cola y qué palancas tienes para deshacerla, lee la guía de cómo reducir el tráfico y las colas en los accesos.

Después del evento mides la diferencia entre lo previsto y lo ocurrido para planificar la próxima edición con datos propios. Hazlo en los días siguientes, mientras el equipo recuerda las decisiones.

• Tiempo de vaciado. Desde el final del acto hasta que sale el último vehículo del parking y se atiende al último pasajero en las paradas. Por zona, no solo en total.
• Ocupación real. Plazas ocupadas por zona y franja frente a la previsión, y uso de la zona de reserva si se abrió.
• Reparto modal real. Con la encuesta posterior, los datos de venta de parking o de autocares y los recuentos de voluntarios, como recoge la guía de onboard:earth (2024).
• Incidencias. Qué pasó, cuándo, qué se decidió, quién y cuánto tardó en resolverse.
• Comparación con la previsión. Curva de llegada, pico, ocupación y tiempos de cola. Anota dónde se desvió y por qué.
• Experiencia del asistente. Cuánto tardó en llegar y en salir y qué le pareció, en la misma encuesta.

El informe de movilidad cabe en pocas páginas: resumen ejecutivo, previsión frente a resultado, incidencias y decisiones tomadas, lecciones aprendidas y cambios concretos para la siguiente edición o fecha. Compártelo con quienes te ayudaron a operar: ayuntamiento, policía local y operadores de transporte.

Un dashboard mínimo de movilidad cabe en una pantalla y contiene ocho indicadores, cada uno ligado a una decisión. Si un indicador no habilita ninguna decisión, no entra.

Un ejemplo con cifras hipotéticas muestra cómo se encadenan las lecturas, los umbrales y las decisiones durante la hora punta de llegada. No describe ningún evento real.

Observa que la demanda real superó en un 15 % a la previsión y el plan aguantó porque tenía margen preparado: un segundo puesto, una reserva y un responsable por decisión. Si tu previsión no tiene colchón, la primera desviación te lleva a improvisar.

Coordinarte con las administraciones y los operadores antes del evento evita que el primer contacto sea una incidencia. Qué compartir y con cuánta antelación depende de cada ayuntamiento y comunidad autónoma, así que pregunta siempre por sus requisitos y plazos.

Los errores más frecuentes son de organización: nadie mide, nadie decide o nadie ha ensayado. Estos son los que más se repiten.

• Medir sin umbral. Tener contadores y no saber a partir de qué valor se actúa. El dato se queda en una pantalla.
• Fijar umbrales el mismo día. Un umbral decidido bajo presión llega tarde. Defínelo y ensáyalo antes.
• Mirar solo el parking. La cola nace en la vía de acceso y en la entrada al recinto, no solo en las plazas.
• Un solo canal sin respaldo. Si la radio falla o se satura, el centro de control se queda ciego. Define un canal alternativo.
• Decisiones sin responsable. Cuando decide el comité, la decisión tarda. Cada acción necesita un nombre.
• Comunicar solo en la puerta. El aviso útil llega antes de que el asistente salga de casa, en la compra y en el correo previo.
• Olvidar la salida. Planificar la llegada y dejar la salida a la inercia. El vaciado también necesita protocolo y medición.
• No coordinar con policía local y operadores. Si el primer contacto es una incidencia, la respuesta es peor.
• No guardar los datos. Sin registro no hay informe, y cada edición empieza de cero.

Para ver cómo se reparte la demanda entre modos y qué opciones tienes, consulta la guía de transporte de asistentes a eventos.

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• Origen geográfico del público.
• Franjas horarias de llegada y salida y trayectos con más demanda.
• Ocupación media por vehículo y kilómetros compartidos.
• Coches evitados y CO₂ calculado y validado sobre viajes completados.