Cómo hacer un plan de movilidad para un evento: guía paso a paso

Un plan de movilidad de evento es el conjunto de decisiones, datos y medidas que organizan los desplazamientos de todas las personas hacia el recinto, dentro de su entorno y de vuelta a casa. Recoge cuántas personas llegan, de dónde, en qué modo de transporte, a qué hora y por qué accesos, y fija qué hace el organizador para que ese flujo sea seguro y manejable.

El problema que resuelve es la improvisación. Sin plan, el parking se dimensiona por intuición, el transporte público se entera del evento cuando ya hay colas y la información al asistente llega tarde. En el ámbito de los eventos, el viaje del público suele ser además la mayor partida de emisiones: en los festivales de música del Reino Unido supone de media el 64 % de la huella, según el informe The Show Must Go On (edición 3, 2026). Esa cifra es de un país y de un tipo de evento concretos, pero indica dónde suele estar el mayor margen de mejora.

Lo necesita cualquier evento que concentre a mucha gente en pocas horas: festivales, conciertos, partidos, ferias, congresos, eventos corporativos con recinto propio. Es más crítico en recintos periféricos o de nueva construcción, donde no hay una red de transporte rodada que absorba el pico, y en eventos con salida nocturna, cuando el transporte público tiene menos frecuencias.

Un plan de movilidad no sustituye a la gestión de movilidad durante el evento, que es la operación del día D. El plan es lo que decides antes; la gestión es lo que ejecutas en directo. Si quieres una lista de comprobación de todo el proceso, tienes la herramienta gratuita al final de la sección de pasos.

Antes de decidir nada necesitas seis tipos de dato: aforo y picos, origen del público, recinto y accesos, horarios, restricciones del entorno y perfil de las personas que se mueven. No hace falta que sean exactos; hace falta que estén escritos, con su fuente y con un rango de error razonable.

El plan se construye en diez pasos encadenados: cada decisión depende de la anterior, así que conviene seguir el orden aunque después se itere.

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   Define el evento

   Fija aforo máximo, personas presentes a la vez, fechas, horarios de apertura y cierre, ubicación exacta y tipo de evento (un día, varios días, con camping, con público local o de fuera). Anota también quién más se mueve: personal, artistas y proveedores. Todo lo que viene después depende del pico de personas y de la hora de entrada y salida.

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   Conoce el origen del público

   Pide a tu ticketing los códigos postales de las entradas y agrúpalos por distancia al recinto: local, comarcal, regional y de fuera. Verás enseguida qué orígenes concentran mucha gente (candidatos a lanzadera) y cuáles son demasiado dispersos para un autocar. Si no hay entradas vendidas, usa los datos de la edición anterior o una encuesta previa.

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   Estima el reparto modal

   Asigna un porcentaje del público a cada modo: transporte público, lanzadera, coche, bici o a pie, taxi o VTC. Trabaja con tres escenarios (prudente, probable y favorable) y documenta cada supuesto. Si no tienes datos propios, la siguiente sección explica cómo conseguirlos.

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   Calcula accesos y parking

   Convierte el porcentaje que llega en coche en plazas con la fórmula plazas = (asistentes × % en coche ÷ personas por coche ÷ veces que se ocupa cada plaza + personal) × (1 + margen). Comprueba después que las vías de acceso y las puertas aguantan el pico de llegada. La calculadora de plazas de parking hace la cuenta y compara escenarios de ocupación.

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   Diseña la llegada

   Define las rutas recomendadas, dónde bajan los taxis y VTC, qué aparcamiento usa cada tipo de vehículo (público, personal, accesibles, coche compartido) y cómo se señaliza el último tramo. Escalonar la llegada alivia los accesos. La guía de onboard:earth (2024) cita la entrada anticipada y el aparcamiento prioritario como incentivos que han funcionado para premiar a los coches llenos.

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   Diseña la salida

   La salida casi siempre es más concentrada que la llegada, porque todos quieren irse a la vez. Calcula cuánta gente sale en la ventana crítica, cuántos coches y expediciones de lanzadera implica y por qué vías. Prevé el orden de vaciado del aparcamiento, una zona de espera para las lanzaderas y un plan de contingencia si una vía se corta.

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   Decide qué transporte contratar

   Contrata lanzaderas o autocares donde la demanda esté concentrada y haya una parada clara (estación, centro de ciudad, aparcamiento disuasorio). Dimensiona la flota para el pico de salida y no para la media, y define puntos de recogida, frecuencia y cola. Valora paquetes de entrada más transporte: la guía de onboard:earth indica que reservar un porcentaje de entradas para estos paquetes es una forma sencilla y decisiva de reducir coches.

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   Incorpora el coche compartido

   El coche compartido cubre la demanda dispersa que ninguna lanzadera rentabiliza. Dale un canal oficial, visible desde la compra de la entrada, y un incentivo concreto: aparcamiento prioritario o entrada anticipada para los coches llenos, o un recargo para los coches con una sola persona. Prevé una zona de aparcamiento y de recogida diferenciada.

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   Comunica las opciones

   Las mejores respuestas se consiguen en el momento de la compra de la entrada, según la propia guía de onboard:earth. Pon las opciones de transporte en el ticketing, en el email de confirmación, en la web y en un recordatorio los días previos. Incluye horarios, precios, puntos de parada y la última salida de vuelta.

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    Mide qué ocurrió

    Recoge datos durante el evento (conteos, ocupación del parking, tiempos de vaciado) y después (encuesta, datos de venta). Compara el resultado con las hipótesis del paso 3 y guarda las diferencias. Ese archivo es la base de la edición siguiente y el argumento para pedir mejoras al ayuntamiento o a los operadores.

El reparto modal es el porcentaje del público que llega en cada medio de transporte, y se estima cruzando tres fuentes: códigos postales de las entradas, una encuesta y el histórico de ediciones anteriores. Importa porque casi todo lo demás cuelga de él: con 55 % en coche necesitas muchas más plazas que con 30 %, y eso cambia el terreno, el presupuesto y la presión sobre los accesos.

• Códigos postales de las entradas. Pide a tu ticketing los códigos postales de las entradas de parking o de todas las entradas y calcula la distancia en línea recta al recinto con una calculadora de distancias. La guía de onboard:earth (2024) recomienda justo este método para estimar los kilómetros recorridos.
• Encuesta. Pregunta cómo llegaron, cuántas personas iban en el coche, de dónde salieron y cuándo llegaron y se fueron. Puedes pasarla en el evento o en un envío posterior por email. Tienes una plantilla de encuesta de movilidad lista para usar.
• Conteos y datos de venta. Pide a voluntarios que cuenten cuántas personas entran a pie, en bici, en tren o en coche en una hora tipo. Si cobras el parking o vendes autocares, el propio ticketing ya te da el uso real.
• Histórico y eventos comparables propios. Si tienes ediciones anteriores del mismo evento, son la mejor referencia. Si es la primera, usa un evento propio similar (mismo recinto, mismo tipo de público) y no copies porcentajes de eventos ajenos: el reparto depende demasiado del recinto y de su conexión.

Mientras no tengas datos, trabaja con rangos y escenarios en lugar de una cifra única. Para la ocupación del coche, la Agencia Europea de Medio Ambiente indica que la ocupación media del coche ronda las 1,5 personas (informe 19/2020). En los festivales greenfield del Reino Unido (2010-2014), el informe The Show Must Go On (2015) cita una media del sector de 2,6 personas por coche. Son dos referencias de contextos distintos y ninguna es una predicción para tu evento. Úsalas como extremos de tu rango y sustitúyelas por tu dato real en cuanto lo tengas.

No existe un mix de transporte válido para todos los eventos: depende de la concentración del origen, de la conexión del recinto con la red de transporte público y de la hora de salida. La tabla resume cuándo encaja cada modo, qué aporta, dónde se queda corto y qué tienes que preparar.

Para comparar con detalle lanzaderas y coche compartido en función de la distancia, el origen y la hora de salida, consulta lanzaderas o coche compartido para eventos. Para el catálogo completo de opciones, transporte de asistentes a eventos.

Para un festival de 20.000 personas presentes a la vez, el reparto modal decide el tamaño del parking, la flota de lanzaderas y el flujo de salida. El ejemplo siguiente muestra cómo se encadenan los cálculos con cifras hipotéticas.

Flujo de salida de coches. Con la misma hipótesis (el 70 % de los coches sale en 90 minutos): con 2,0 personas por coche salen 3.850 coches, unos 2.567 por hora; con 2,5 personas por coche, 3.080 coches, unos 2.053 por hora. Divide esa cifra por la capacidad real de salida de cada vía (que debes pedir al ayuntamiento o medir) y sabrás cuántas vías de salida necesitas. Con una capacidad de x vehículos por hora y vía, hacen falta 2.567 ÷ x vías en el primer escenario y 2.053 ÷ x en el segundo.

La lección del ejemplo es doble. Subir la ocupación del coche reduce a la vez plazas, terreno y flujo de salida. Y el cuello de botella real está en la salida, no en la llegada. Para profundizar en el cálculo del parking, consulta cuántas plazas de parking necesita un evento.

La comunicación decide el reparto modal: un plan que el público no conoce a tiempo no cambia ninguna decisión de viaje. La guía de onboard:earth (2024) apunta que los mejores resultados se consiguen en el momento de la venta de entradas, y que la contratación de autocares aumenta cuando se ofrece en el propio ticketing.

• Qué contar. Las opciones disponibles, el precio de cada una, los horarios, los puntos de parada y recogida, la última salida de vuelta y dónde se aparca. Si el parking tiene precio o incentivos, dilo desde el primer mensaje.
• Cuándo. En la compra de la entrada, en el email de confirmación, en un recordatorio unas semanas antes y en otro los días previos, con los horarios definitivos. El último recordatorio debe incluir cómo salir y a qué hora.
• Por qué canales. Ticketing, email transaccional, web del evento, redes sociales, newsletters y señalización en el propio recinto. Cada canal repite el mismo mensaje con el mismo orden de prioridad: primero las opciones colectivas y compartidas, después el coche privado.
• Cómo hacerlo fácil. Un enlace único con todas las opciones, mapas con las paradas y un teléfono o canal de ayuda. Cada paso que le pidas al asistente reduce el número de personas que lo usan.
• Qué evitar. Dar la información de transporte en un PDF perdido en la web o publicarla pocos días antes del evento, cuando el asistente ya decidió cómo llegar.

Un plan sin medición se repite a ciegas; con unos pocos indicadores mínimos, cada edición mejora a la anterior. Mide en el propio evento lo que solo puedes observar entonces (ocupación del parking, colas, tiempos de vaciado) y después, con una encuesta, lo que pregunta al asistente (modo, ocupación, origen, motivos).

Convertir lo medido en mejora requiere un ritual sencillo: reúne al equipo después del evento, compara cada indicador con el objetivo del plan, anota la causa de cada desvío y decide una acción concreta para la próxima edición. Guarda las hipótesis y los resultados en el mismo documento. Con dos o tres ediciones, el reparto modal deja de ser una estimación y pasa a ser un dato propio.

La normativa estatal no obliga a presentar un plan de movilidad para cada evento, pero sí establece comunicaciones y autorizaciones de tráfico que dependen de cómo se use la vía. Lo concreto depende además del ayuntamiento y de la comunidad autónoma: consúltalo con ellos antes de fijar el plan.

• Eventos que ocupan la vía. El artículo 12.8 del texto refundido de la Ley de Tráfico (RDL 6/2015), tal como queda redactado por la Ley 9/2025, exige comunicar con una antelación mínima de diez días hábiles los eventos recreativos, turísticos o tradicionales sin competición deportiva que ocupen total o parcialmente la vía. El destinatario es la Jefatura Central de Tráfico o, en su caso, la autoridad autonómica o local responsable de la seguridad vial.
• Eventos que no ocupan la vía pero generan muchos desplazamientos. El mismo artículo obliga también a comunicar, antes de su inicio, los eventos que generen desplazamientos anormalmente elevados que afecten a la fluidez y seguridad de las vías. El texto no define qué es «anormalmente elevado»; consulta con la autoridad competente.
• Pruebas deportivas, marchas ciclistas y otros eventos en vías. El Reglamento General de Circulación (RD 1428/2003, art. 55) exige autorización previa.
• Planes de movilidad sostenible de la Ley 9/2025. El artículo 25 prevé planes de movilidad sostenible para los «grandes centros de actividad» que se identifiquen con criterios que fijan conjuntamente los ministerios de Transportes y de Trabajo. El texto no menciona festivales ni conciertos, así que no puede afirmarse que un evento esté obligado.
• Plan de autoprotección. El RD 393/2007 lo exige, entre otros, a actividades al aire libre con 20.000 personas o más. Trata de emergencias y evacuación, no de movilidad, y se prepara aparte.

Los errores se repiten edición tras edición y casi todos nacen de planificar con la media en lugar del pico.

• Calcular el parking con el aforo total en lugar de con las personas que llegan en coche y la ocupación real de cada vehículo.
• Fijar el reparto modal con un único valor, sin escenarios ni rango de error.
• Comunicar las opciones de transporte pocos días antes del evento, cuando la decisión de viaje ya está tomada.
• Dimensionar lanzaderas para la demanda media y no para el pico de salida.
• Dejar el coche compartido en manos de los grupos de mensajería de los asistentes, sin un canal oficial ni datos que el organizador pueda ver.
• Ignorar al personal, artistas y proveedores, que necesitan plazas y accesos propios.
• No consultar al ayuntamiento y a la autoridad de tráfico hasta tener el plan cerrado.
• No medir nada después del evento, de modo que cada edición repite los mismos cuellos de botella.

Si ya tienes el plan y quieres reducir el tráfico en los accesos, consulta reducir el tráfico y las colas en los accesos de un evento.

Si tu plan de movilidad tiene público que viene de muchos orígenes distintos y no se concentra en una ruta de lanzadera, VIB3S es la solución de coche compartido para eventos que cubre ese tramo. Es una plataforma de movilidad compartida: una app gratuita (iOS y Android) en la que los asistentes comparten coche con otras personas que van al mismo evento.

Para ti, VIB3S monta la comunidad de tu evento dentro de la app y un widget web que se integra en tu web, tu ticketing o tus emails con una línea de código. Por parte de VIB3S queda listo en menos de 24 horas. VIB3S complementa al transporte público y a las lanzaderas, no los sustituye.

• Widget web: los asistentes ven los viajes publicados, publican el suyo y piden plaza sin descargar nada.
• App: chat con el conductor, perfiles, historial de viajes y valoraciones. La app es gratuita y el conductor reparte los costes reales del viaje (gasolina y peajes).
• Datos para el organizador: origen geográfico del público, franjas de llegada y salida, trayectos con más demanda, ocupación media por vehículo, kilómetros compartidos, coches evitados y CO₂ calculado y validado sobre viajes completados.